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Die E-Mail-Korrespondenz erobert mehr und mehr das Terrain. Viele Kunden bzw. Geschäftspartner schreiben eine „lockere E-Mail“ und erwarten eine Antwort in den nächsten 30 Minuten. Das stellt viele Mitarbeitende vor neue sprachliche Herausforderungen.

Wie schreibe ich eine korrekte und aussagekräftige E-Mail?

• Wie kurz darf man schreiben? Welcher Grad der Vertrautheit ist angebracht?
• Individuelle E-Mail-Korrespondenz? Der Abschied vom Musterbrief?
• Wann ist ein Brief aus rechtlichen Gründen besser angebracht?
• Einfache oder Leichte Sprache einsetzen? Oder beides?
• Welche Potenziale bietet die Sprache für diese neue Form der Korrespondenz?

E-Mails sollten individuell, verbindlich und fachlich korrekt formuliert sein. Die Empfänger möchten im Zeitalter der Informationsflut vor allem schnell und präzise informiert werden. Darüber hinaus gibt es neue stilistische Anforderungen.

• Die Teilnehmenden schärfen ihr Fingerspitzengefühl zur sprachlich-kommunikativen Netiquette in der E-Mail-Korrespondenz. Sie kennen Vorteile und Grenzen der E-Mail.
• Die Teilnehmenden sind in der Lage, E-Mails individuell, kurz und prägnant zu formulieren. Sie können sich auf die entsprechende sprachliche Wellenlänge einstellen.
• Teilnehmenden vertiefen ihre Kenntnisse über Normen der Korrespondenz, die auch in der E-Mail bedeutsam sind bzw. bedeutsam werden (Zahlenschreibweisen, Abkürzungen, Schreibung mit Bindestrich, …).
• Die Teilnehmenden kennen Trends in der sprachlichen Entwicklung, z. B. zu gendergerechten Anredeformen. Sie können diese Trends in ihren eigenen und unternehmensspezifischen Schreibstil integrieren.

1. E-Mail-Netiquette

• Sprachliche Entwicklungen integrieren
• Normen einhalten und kreative Freiräume nutzen
• Entwicklung einer Kurzsprache?

2. Knotenpunkte der E-Mail – Textbausteine im Wandel

• Der Betreff als präzise Orientierung
• Entwicklungstrends bei Anrede und Gruß
• Einleitung – kurz präzise oder diplomatisch
• Einfache/Leichte Sprache im Hauptteil
• Etwas Persönliches zum Schluss?

3. Stilistische Tendenzen

• Leserorientierung mit „Du“/„Sie“
• Mischung von „wir“/„ich“
• Einfache oder Leichte Sprache (verständlich und präzise)
• Zeitgemäße Formulierungen ohne bürokratische Floskeln

4. Normen der Korrespondenz

• Zahlenschreibweisen nach DIN
• Schreibung und Verwendung von Abkürzungen
• Bindestrichschreibungen zur Lesbarkeit
• Symbole und weitere Zeichen

Blended-Learning-Konzept

1.     Webinar (120 Min.)

• Kennenlernen
• Sensibilisierung für das Thema
• Darstellung und Erörterung der grundsätzlichen Inhalte
• (sprachliche Entwicklungstrends, Textbausteine (Anfang – Ende)
• Diskussionsrunde
• TN erhalten im Vorfeld Präsentationsfolien – Mitschrift beim Webinar möglich

 2.     Selbstlernphase mit Ratgeberbroschüre

• TN erhalten für das Selbstlernen Ratgeberbroschüre
• Beckmann/Walter, E-Mail-Korrespondenz – juristisch und sprachlich korrekt, Verlag C.H.BECK 2019
• Neben den inhaltlichen Schwerpunkten enthält die Ratgeberbroschüre auch kleine Übungen mit einem Lösungsteil
• Rückkopplung bei Fragen mit dem Trainer per E-Mail möglich

 3.     Text-Coaching

• Jede(r) TN sendet an den Trainer zwei Beispiele (anonymisiert) als E-Mail-Anhang.
• Trainer kommentiert und korrigiert Beispiele und sendet diese an TN zurück.
• Abschließendes Gespräch per Telefon (individuelles Feedback).